Office Manager (m/w/d) – Schwerpunkt Assistenz & Organisation

facilioo GmbH

Wir sind ein dynamisches Team aus den Bereichen Entwicklung, Vertrieb sowie Service.

Unser Unternehmen hat sich auf die Entwicklung von Mehrwertkonzepten für die Immobilienwirtschaft spezialisiert und begleitet seine Kunden und Partner aktiv bei der digitalen Transformation.
Dadurch sind wir der richtige Ansprechpartner, wenn es um komplexe Softwarelösungen im B2B-Bereich geht. Unser Produkt ist eine offene digitale Plattform, die alle Prozesse rund um die Bewirtschaftung einer Immobilie abbildet und vereinfacht. Unsere Software ist sowohl für Hausverwalter als auch für Handwerker, Architekten und Generalunternehmer gedacht und bietet einen deutlichen Mehrwert für die Bereiche Kommunikation, Dokumentation und Büroorganisation.

Unsere Unternehmenskultur zeichnet sich durch ein familiäres Miteinander, Spaß, Erfolg und Respekt aus. Wir tauschen uns aus und ziehen alle an einem Strang, was bedeutet, dass wir uns unterstützen, überall wo es geht. Unsere flachen Hierarchien ermöglichen viel Gestaltungsspielraum sowie kurze Entscheidungswege, sodass jedes Teammitglied die Möglichkeit hat sich einzubringen.

Deine Aufgaben

• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags
• Koordination von Terminen, Meetings und Reisen
• Bearbeitung der Korrespondenz und Ansprechpartner für Dienstleister/Partner
• Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Auswertungen
• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsverwaltung
• Pflege von Stammdaten und digitaler Dokumentenablage
• Organisatorische Unterstützung im Personalbereich (z. B. On- und Offboarding)
• Verantwortung für Bestellungen und allgemeine Büroorganisation
• Optimierung interner Abläufe
• Enge Zusammenarbeit mit und Unterstützung der Head of Operations

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und guter Überblick
• Organisationsgeschick, Eigeninitiative und proaktives Mitdenken
• Freundliche, professionelle Kommunikation sowie sehr gute Deutschkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Affinität zu digitalen Tools und Freude an der Einarbeitung in neue Software
• Erste Erfahrung im Office Management/Assistenz erwünscht (Berufseinsteiger willkommen)

Was wir Dir bieten

• Abwechslungsreiche Position mit Eigenverantwortung und kurzen Entscheidungswegen
• Enge Zusammenarbeit mit der Head of Operations
• Modernes Arbeitsumfeld in Berlin mit motiviertem Team
• Flexible Arbeitszeiten (Beginn zwischen 7:30 und 9:30 Uhr)
• Leistungsgerechte Vergütung (3.000 € – 3.500 € brutto/Monat)
• Sorgfältige Einarbeitung und Unterstützung
• Raum für eigene Ideen und Prozessgestaltung
• Zeitausgleich für Überstunden
• Zuschuss zum BVG-Deutschlandticket
• Corporate Benefits und weitere Mitarbeitervorteile
• Hundefreundliches Büro und wertschätzende Kultur
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten